Checklist de tecnologia per a fires: què necessites abans de l'esdeveniment

Resposta ràpida

abans d'una fira, comprova sis blocs: maquinari (pantalles, ulleres, tauletes i recanvis), energia i cablatge, connectivitat (amb alternativa sense connexió), contingut instal·lat i provat, personal format i logística de transport, muntatge i seguretat. El que no es prova al recinte, falla a la fira.

Per Jason Leven, ConsultorActualitzat 19 d’octubre del 20266 min de lectura

Equip preparant un estand de fira amb una pantalla tàctil, una tauleta i unes ulleres de realitat virtual

1. Maquinari

[ ] Pantalles, projectors o panells tàctils necessaris.
[ ] Ulleres de VR amb bateries carregades, fundes i recanvis.
[ ] Tauletes o mòbils de demostració.
[ ] Ordinador(s) amb la capacitat adequada i un equip de reserva.
[ ] Suports, trípodes, ancoratges i ferramenta.
[ ] Altaveus o auriculars, si hi ha so.
[ ] Equips de captura de leads (tauleta, lector d'acreditacions).

2. Energia i cablatge

[ ] Potència contractada suficient a l'estand.
[ ] Regletes amb protecció i allargadors.
[ ] Carregadors de recanvi i bateries externes.
[ ] Organitzadors de cables i canaletes (seguretat dels visitants).
[ ] Etiquetatge de tots els cables i adaptadors.
[ ] Adaptadors HDMI, USB-C i similars.

3. Connectivitat

[ ] Experiències instal·lades localment (no depenen d'internet).
[ ] Connexió pròpia (router 4G/5G) com a alternativa.
[ ] Si es fa servir el wifi del recinte, contracte de línia dedicada i proves.
[ ] Comptes i contrasenyes verificats abans de viatjar.
[ ] Sincronització de contingut i actualitzacions fetes abans de la fira.

4. Contingut i programari

[ ] Experiències finals instal·lades i provades al maquinari definitiu.
[ ] Versió de reserva (vídeo o mode simplificat).
[ ] Idiomes revisats.
[ ] Mode de reinici automàtic després d'inactivitat.
[ ] Captura de dades funcionant (formularis, QR, CRM).
[ ] Còpies de seguretat del contingut en un disc extern i al núvol.

5. Personal

[ ] Responsables de cada lloc amb guió.
[ ] Formació prèvia sobre l'ús de la tecnologia.
[ ] Persona de contacte tècnica durant la fira.
[ ] Torns i descansos planificats.
[ ] Protocol d'higiene i d'incidències (consulta VR segura en esdeveniments).

6. Logística

[ ] Embalatges protegits per a equips delicats.
[ ] Inventari amb fotografies i números de sèrie.
[ ] Transport assegurat i amb terminis folgats.
[ ] Horaris de muntatge i desmuntatge confirmats amb l'organització.
[ ] Acreditacions de l'equip tècnic.
[ ] Assegurança d'equips.

7. Seguretat i normativa

[ ] Zona de VR delimitada.
[ ] Compliment de les normes del recinte (alçada, pes, soroll, llum).
[ ] Avís de privacitat visible on es recullin dades.
[ ] Consentiment per a comunicacions comercials.
[ ] Documentació d'assegurança i llicències.

8. Proves

[ ] Prova completa una o dues setmanes abans a l'oficina.
[ ] Prova al recinte durant el muntatge.
[ ] Simulació d'ús amb diversos visitants seguits.
[ ] Prova del pla B.

9. Kit d'emergència

Cinta americana i brides.
Regletes i allargadors extra.
Cables i adaptadors de recanvi.
Ulleres, controladors i bateries de reserva.
Tovalloletes, cobertors i gel.
Tornavisos i eines bàsiques.
Llista de telèfons de l'equip i del proveïdor.

Idees clau

El que no es prova al recinte pot fallar.
Les experiències han de funcionar sense internet.
Tingues recanvis de tot el que és crític.
El personal format forma part de la tecnologia.
Prepara sempre un pla B.

Preguntes freqüents

Quan he de començar a preparar la tecnologia?

Amb dos o tres mesos com a mínim si hi ha contingut nou; més si és complex.

El wifi de la fira és fiable?

Sol saturar-se. Val més no dependre'n per a l'essencial.

Qui ha de ser present de l'equip tècnic?

Idealment una persona responsable a l'estand durant tota la fira.

Què passa si falla alguna cosa?

Amb un pla B (vídeo o versió simplificada) mantens l'activitat mentre es repara.

Serveis relacionats

Esdeveniments per a retail Espais virtuals

Guies relacionades

Com fer servir la realitat virtual en una fira o exposició Com organitzar una experiència de realitat virtual en un esdeveniment amb seguretat Com crear una demostració interactiva de producte per a una fira Com generar més leads qualificats en fires i exposicions

Més guies d'aquest tema

Visitants en un estand de fira fent servir una pantalla tàctil i un mòbil amb realitat augmentada sobre un producte

7 min de lectura

10 idees interactives per a fires que van més enllà del regal

Deu idees interactives per destacar en una fira: realitat virtual, jocs, configuradors, RA, visites a fàbrica, reptes i experiències que capten leads qualificats.

Visitants al voltant d'un estand de fira amb una pantalla tàctil i un fons de paisatge

8 min de lectura

Com atreure més visitants al teu estand en una fira

Estratègies per atreure visitants al teu estand abans, durant i després d'una fira: disseny, experiències interactives, prèvia digital, equip comercial i seguiment.

Visitants en un estand veient un model de maquinària i una pantalla amb el desmuntatge en 3D

7 min de lectura

Com crear una demostració interactiva de producte per a una fira

Com crear una demostració interactiva de producte per a una fira: objectiu, format, guió, interaccions, maquinari, captació de dades i proves prèvies.