Checklist de tecnología para ferias: qué necesitas antes del evento

1. Hardware

• [ ] Pantallas, proyectores o paneles táctiles necesarios.
• [ ] Gafas de VR con baterías cargadas, fundas y repuestos.
• [ ] Tablets o móviles de demostración.
• [ ] Ordenador(es) con la capacidad adecuada y un equipo de reserva.
• [ ] Soportes, trípodes, anclajes y herrajes.
• [ ] Altavoces o auriculares, si hay sonido.
• [ ] Equipos de captura de leads (tableta, lector de acreditaciones).

2. Energía y cableado

• [ ] Potencia contratada suficiente en el stand.
• [ ] Regletas con protección y alargadores.
• [ ] Cargadores de repuesto y baterías externas.
• [ ] Organizadores de cables y canaletas (seguridad de los visitantes).
• [ ] Etiquetado de todos los cables y adaptadores.
• [ ] Adaptadores HDMI, USB-C y similares.

3. Conectividad

• [ ] Experiencias instaladas localmente (no dependen de internet).
• [ ] Conexión propia (router 4G/5G) como alternativa.
• [ ] Si se usa wifi del recinto, contrato de línea dedicada y pruebas.
• [ ] Cuentas y contraseñas verificadas antes de viajar.
• [ ] Sincronización de contenido y actualizaciones hechas antes de la feria.

4. Contenido y software

• [ ] Experiencias finales instaladas y probadas en el hardware definitivo.
• [ ] Versión de respaldo (vídeo o modo simplificado).
• [ ] Idiomas revisados.
• [ ] Modo de reinicio automático tras inactividad.
• [ ] Captura de datos funcionando (formularios, QR, CRM).
• [ ] Copias de seguridad del contenido en un disco externo y en la nube.

5. Personal

• [ ] Responsables de cada puesto con guion.
• [ ] Formación previa sobre el uso de la tecnología.
• [ ] Persona de contacto técnica durante la feria.
• [ ] Turnos y descansos planificados.
• [ ] Protocolo de higiene y de incidencias (ver VR segura en eventos).

6. Logística

• [ ] Embalajes protegidos para equipos delicados.
• [ ] Inventario con fotografías y números de serie.
• [ ] Transporte asegurado y con plazos holgados.
• [ ] Horarios de montaje y desmontaje confirmados con la organización.
• [ ] Acreditaciones del equipo técnico.
• [ ] Seguro de equipos.

7. Seguridad y normativa

• [ ] Zona de VR delimitada.
• [ ] Cumplimiento de normas del recinto (altura, peso, ruido, luz).
• [ ] Aviso de privacidad visible donde se recojan datos.
• [ ] Consentimiento para comunicaciones comerciales.
• [ ] Documentación de seguro y licencias.

8. Pruebas

• [ ] Prueba completa una o dos semanas antes en oficina.
• [ ] Prueba en el recinto durante el montaje.
• [ ] Simulación de uso con varios visitantes seguidos.
• [ ] Prueba del plan B.

9. Kit de emergencia

• Cinta americana y bridas.
• Regletas y alargadores extra.
• Cables y adaptadores de repuesto.
• Gafas, controladores y baterías de reserva.
• Toallitas, cobertores y gel.
• Destornilladores y herramientas básicas.
• Lista de teléfonos del equipo y del proveedor.